Denne informasjonen er utformet for å hjelpe deg å bedre forstå HIPAA og å hjelpe kontoret i å bli HIPAA kompatibel. Informasjonen ble innhentet fra en rekke kilder, og er ikke ment å være juridisk rådgivning. Hvis du har problemer med å bør forstå deler av regelverket HIPAA du kontakte din juridiske rådgiver. Først, det er ingen HIPAA-politiet. Ingen kommer til å komme inn på kontoret til å inspisere du å se om du er HIPAA kompatibel. En klage, må være arkivert for at noe å bli tatt.
Hva er HIPAA?
HIPAA står for The Health Insurance Portability og Accountability Act. Den ble vedtatt av den føderale regjeringen i 1996 som en del av en helsetjenester reformere innsats. HIPAA er ment å sikre konfidensialiteten for alle relaterte helsevesenet pasientinformasjon. Det også har til hensikt å forenkle administrative prosesser for helsevesenet, og dermed redusere kostnadene og administrative byrdene av sunnhet bekymre.
En ting å huske er at HIPAA-Act bruker ordet "rimelig" flere ganger. Du og medarbeiderne dine office må gjøre det rimelig å beskytte personvernet ditt pasienten. Mindre medisinsk kontorer har for eksempel ikke å ta de samme personvern-tiltakene som store sykehusene gjøre. Det ville ikke være rimelig.
Også, det er ingen "personvern politi." Ingen skal komme inn og kontrollere ditt kontor tilfeldig. Noen må først sende en klage. Klager håndteres av Office of Civil Rights. Hvis noen legger i en klage, vil så det bli undersøkt. I bøter er svært høy, så må du være sikker på at kontoret ditt har gode retningslinjer for personvern, og at de er fulgt hele tiden.
En annen ting å huske på er at typen din praksis kan bestemme nivået for personvern som du må hente. Pasientens i en optometrist office kan for eksempel ikke være så bekymret for folk som vet de er der, i motsetning til pasientens mental helse kontor. Det finnes flere forskjellige komponenter av HIPAA, hver og en har sin egen implementering dato.
Del 2: Personvern komponenten: implementering dato: April 2002
1. Du må gjøre alt innenfor grunn til å beskytte personvernet ditt pasienten.
2. Pasient-filer og informasjon skal oppbevares i en sikker del av office, en inndeling som ikke er tilgjengelig ved andre pasienter.
3. Diagrammer skal ikke stå ligger rundt, åpne der noen kan lese den.
4. Hvis du foretar et anrop om en pasient, eller til en pasient, må du gjøre det fra et område der du ikke kan overheard Hvis du skal gi ut personlig informasjon. For eksempel hvis du ringer forsikringsselskapet deres, og du vil si pasienten Fornavn og etternavn, datoen for fødsel, ID # og/eller en diagnose, så du ikke vil gjøre det der andre, kanskje i venterom, kan høre deg.
5. Hvis pasientens diagrammer noensinne er fjernet fra kontoret må du har en policy på plass. Du bør for eksempel har et skilt ut ark som sier pasientens navn, dato tatt, av hvem, og deretter pålogget tilbake når diagrammet er returnert.
6. Hvis diagrammer er fjernet, de skal være gjennomført i en sak som er merket "konfidensiell - medisinske journaler." Hvis du var noensinne involvert i en ulykke eller atskilt fra vesken uansett årsak, ville myndigheter eller medisinsk personlig sikre informasjonen for deg. Eller du ville ha minst gjort det rimelig å beskytte denne informasjonen.
7. Hvis dataskjermer er i en posisjon at pasienter kan vise dem, kan du flytte dem, eller få en skjermen-cover. En skjermen-cover gjør det slik at skjermen kan bare leses når direkte foran den. Ovennevnte er bare noen ting som du må vurdere når du bli HIPAA kompatibel. Hvert kontor har det egne områder som trenger å bli vurdert. Ovennevnte er mange av de vanlige områdene.
Del 3: Administrative forenkling: samsvar dato: oktober 2002
Denne komponenten krever standardisering av dataoverføringer, eller EDI, og prosedyren/diagnose-koder.
Som for standardisering av prosedyren/diagnose koder betyr dette bare at du må bruke CPT-4 koder for ICD-9-kodene for diagnose-kodene for prosedyren.
Som for standardisering av EDI, som refererer til din elektronisk fakturering. For å sende inn ditt krav elektronisk, må du gjøre dette i et kompatibelt format for HIPAA.
Del 4: Sikkerhetskomponenten: Ingen implementering dato satt ennå
Denne komponenten krever at helsevesenet fagfolk, fakturering tjenester og clearing hus gjennomfører nødvendige sikkerhetstiltak for å sikre at helseinformasjon som angår en person forblir sikkert og er ikke tilgjengelig for andre.
Ting å vurdere:
Hvor er din faksmaskin? Er det på et sted der bare office staff kan få tilgang til innkommende telefakser? Er det på 24 timer i døgnet? Når du ikke er i office (etter arbeidstid) kan noen andre tilgang til telefaks? Når du fakse personlig informasjon om pasienten bør du bruke et faksomslagsark med en konfidensialitet-setning. Setningen bør forklare at følgende faksen inneholder personlige medisinsk informasjon og som hvis faksen mottas av andre enn den tiltenkte parten, at faksen skal bli ødelagt og de skal varsle deg om at den ble mottatt i feil.
Du leie en rengjøring personen/mannskap? Er de på kontoret når du ikke? Har de har tilgang til pasientens personlige opplysninger? Kan du be dem om å signere en erklæring for konfidensialitet.
Du leie kontorlokaler? Hvis ja, din utleier har tilgang til kontoret? Skriver de noensinne inn på kontoret uten deg å være tilstede? Hvis de gjør, kan du be dem om å signere en erklæring for konfidensialitet.
Ved å spørre folk som har tilgang til office til å signere en erklæring konfidensialitet, gjør du en rimelig forsøk på å beskytte personvernet ditt pasienten. Det er ikke alltid fornuftig å aldri gi alle tilgang til områder som inneholder personlige opplysninger. Hvis dem signere en avtale og deretter breech denne avtalen, ville du ikke bli holdt ansvarlig.
Hvis du gjør enhver bedrift via e-post, vil du måtte bruke en kryptering-tjeneste. Dette vil sikre at hvis noen var å fange din emails, ikke ville de kunne leses.
Del 5: Privacy Officer
Alle kontorer må angi en mandated "privacy officer." Denne personen ville være ansvarlig for å gjøre at alle ansatte er HIPAA trent og at retningslinjer for personvern er skrevet og fulgt. De vil også være personen som bemanne medlemmer eller pasienter kunne gå til med bekymringer eller spørsmål om HIPAA samsvar. Selv om du er en veldig liten praksis, må du ha noen utpekt som privacy officer. Det kan også være legen selv.
Del 6: Utgivelsen av pasientens informasjon/samtykke
Du må ha pasientens skriftlig samtykke for å frigjøre noen av sine poster/informasjon.
(Unntak: Hvis forespørselen er på grunn av umiddelbar/presserende vare på pasienten.)
Du bør se gjeldende samtykke og autorisasjon skjemaene til å kontrollere at de er HIPAA kompatibel. HIPAA krever at du tak samtykke til bruk og offentliggjøring av informasjon fra hver av dine pasienter. Du kan nekte å behandle pasienter som ikke vil signere skjemaet samtykke.
Del 7: Unike identifikatorer: Ingen implementering dato satt ennå
HIPAA vil mandat bruken av unike identifikatorer. Flere å komme på denne komponenten. Du vil mest sannsynlig har en nasjonal leverandør nummer, i stedet for en annen leverandør nummer for hver forsikringsselskap.
Del 8: Retningslinjer og prosedyrer som kreves av HIPAA
1. Identifisere personer på ansatte som krever tilgang til beskyttede helseinformasjon.
2. Forhindre tilgang til beskyttede helseinformasjon fra uautoriserte personer.
3. Kontroller at "minstekravene nødvendig" mengden informasjon som er gitt ut for rutinemessig fremleggelser (bare slipper-informasjon som angår hva som blir forespurt, ikke pasientens hele filen.)
4. Kontroller identiteten til av vedkommende av informasjon.
5. Gi pasienter tilgang til sine poster, mulighet til å be om korrektur, og tilgang til og kontobehandling for fremleggelser.
6. Hver office må ha skrevet retningslinjer for personvern.
Sammendrag
Vurdere fysiske office for potensielle personvern- og sikkerhetsrisikoer. En av de beste tingene du kan gjøre for å bli "klar" for HIPAA er å gå gjennom (bedre ennå - har noen gå gjennom) på kontoret så hvis du er en pasient. Se deg rundt på alt. Hva ser du? Ser du noen personlige pasientinformasjon, diagrammer i full visning? Start rett fra frontdekselet, og gå gjennom hvert rom på kontoret, spesielt rommene som pasienter har tilgang til. Deretter fortsette å foreta periodiske kontroller for å sikre kontinuerlig samsvar.
Kontroller at du har skrevet retningslinjer for noen retningslinjer for personvern, som fjerner diagrammer fra office, faksing pasientinformasjon, se gjennom eventuelle klager fra pasienter, etc. Kontroller også at du angir en "privacy officer."
Kontroller at alle de ansatte er opplært angående HIPAA policyer. Husk å trene noen/alle nye ansatte om HIPAA policyer. Du bør også se ditt gjeldende HIPAA-policyer regelmessig.